Maggiori informazioni non significano automaticamente una migliore selezione degli inquilini. Può un modulo essere più giusto e giuridicamente più sicuro anche se contiene deliberatamente meno domande?
AModulo di registrazione per potenziali inquilininon dovrebbe quindi cercare il “migliore” profilo personale. Dovrebbero essere registrati solo i dati effettivamente rilevanti per la parte contrattuale, l'occupazione, l'uso dell'appartamento o la capacità di pagare. La struttura decisiva è composta da due fasi:Dati di base dopo la visione, ulteriori prove solo dopo un'attenta considerazione.
Perché oggi la neutralità nel modulo di registrazione è obbligatoria
Di quali informazioni ha realmente bisogno un locatore per esaminare correttamente una richiesta? Durante la visione l'interessato potrà menzionare il proprio stato civile. Queste informazioni sono solitamente irrilevanti per l'occupazione o la capacità di pagare e pertanto non dovrebbero essere incluse nel modulo senza essere verificate. L'importante è che ogni campo abbia uno scopo chiaro.
UnoModulo di registrazione per potenziali inquilinineutro funziona come un filtro: trattiene i dati personali che non chiariscono nulla per l'affittuario e concentra la selezione su criteri fattuali. La struttura segue un Principio a due fasi. Dopo l'ispezione vengono registrati solo i dati di base. Ulteriori prove vengono messe in discussione solo se una persona viene presa seriamente in considerazione.
IlIncaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza, EDÖB classifica tale modulo come trattamento di dati personali ai sensi della legge svizzera sulla protezione dei dati. La raccolta dei dati è consentita se aiuta a selezionare un locatario adatto in base a criteri oggettivi.Die Empfehlungen des EDÖB zu Anmeldeformularen für Mietwohnungenoffrono indicazioni pratiche a tal fine.
La scarsità aumenta la pressione, ma non il margine
Un processo di revisione uniforme diventa particolarmente importante per molte domande. All'inizio del 2025 in Svizzera c'erano48.455 appartamenti vuoti, corrispondentemente1,00 per cento del totale stock. Allo stesso tempo si è verificata una tendenza verso criteri di selezione più severi, come documentato dall'Ufficio federale di statistica per quanto riguarda il numero di appartamenti vuoti.
I dati personali aggiuntivi non aiutano automaticamente a prendere una decisione migliore. Diventa comparabile se tutti i richiedenti vengono valutati secondo gli stessi criteri rilevanti per l'affitto. Questi includono la capacità contrattuale, l'occupazione adeguata, l'uso appropriato e la capacità di pagare verificabile.
Regola pratica:Non chiedere ciò che ti interessa personalmente. Chiedi semplicemente cosa devi valutare oggettivamente per questo immobile in affitto.
Una forma neutra supporta entrambe le parti. I locatori possono documentare la loro decisione in modo comprensibile, limitare le domande e spiegare la scelta alle altre parti coinvolte. La protezione dei dati e l'equità fanno quindi parte di un processo di locazione ordinato.
La base, campi obbligatori per una richiesta conforme alla legge
Di quali informazioni ha realmente bisogno un locatore per assegnare una richiesta ed elaborare correttamente il modulo? La prima parte del modulo dovrebbe contenere il set di dati sensibili più piccolo. Ogni informazione obbligatoria riceve una breve dichiarazione di intenti. Per le persone che firmano il contratto di noleggio o garantiscono un noleggiatore, questo include in particolareCognome, nome, data di nascita, indirizzo e numero di telefono. L'attuale foglio informativo dell'IFPDT distingue l'identificazione necessaria dalla raccolta di dati non necessaria.
Cosa c'è nella prima parte del modulo
Cognome e nomeservono ad attribuire correttamente la futura parte contrattuale. Raccogliete questi dati per ogni persona che dovrà firmare il contratto di locazione. In caso di fideiussione, richiedete i dati solo alla persona che si fa effettivamente garante. Chi non ha alcun legame contrattuale non viene registrato automaticamente.
Formulate lo scopo direttamente accanto al campo.Data di nascita, per distinguere candidati omonimi.Indirizzo, per la corrispondenza.Numero di telefono, per eventuali domande e il coordinamento degli appuntamenti. Queste brevi indicazioni mostrano perché i dati sono necessari.
Per l'occupazione prevista sono sufficientiNumero di persone che si trasferiscono e numero di figli. Chiedete inoltre quale uso si intende fare dell'abitazione. Un rapporto di sublocazione esistente o previsto va indicato nel formulario soltanto se è rilevante per l'oggetto locato in questione. In questo modo ogni campo resta legato all'abitazione e al processo di selezione.
| Nome del campo | Scopo / rilevanza |
|---|---|
| Cognome e nome | Attribuzione della futura parte contrattuale |
| Data di nascita | Distinzione di richiedenti omonimi |
| Indirizzo | Corrispondenza |
| Numero di telefono | Domande di chiarimento e coordinamento degli appuntamenti |
| Persone nell'economia domestica | Valutazione dell'occupazione prevista |
| Numero di figli | Legame oggettivo con l'occupazione |
| Uso dell'abitazione | Chiarimento dell'uso previsto |
| Sublocazione esistente o prevista | Verifica di un rapporto d'uso rilevante |
| Professione, attività e datore di lavoro | Valutazione della situazione professionale, nella misura necessaria alla selezione |
| Indicazioni sulla solvibilità | Valutazione della sostenibilità della pigione |
Le indicazioni sullo scopo rendono comprensibili i campi obbligatori
Un campo come «datore di lavoro» non dovrebbe comparire senza spiegazione. Precisate che l'indicazione serve unicamente a valutare la situazione professionale o la solvibilità. In questo modo la persona candidata ne comprende il nesso e può distinguere i dati obbligatori dalle informazioni facoltative.
Anche per quanto riguarda l'uso è utile una formulazione concreta. «Come intendete utilizzare l'abitazione?» si riferisce direttamente all'oggetto locato. Una domanda generica sulle condizioni di vita private lascia invece inutile spazio all'interpretazione. Le indicazioni sullo scopo rendono il processo più comprensibile e favoriscono una verifica uniforme.
Il principio a due fasi per i dati sensibili
Il passo strutturale più importante è la separazione temporale della raccolta dei dati. Unformulario d'iscrizione svizzero neutrodovrebbe essere strutturato in due fasi secondo il principio della minimizzazione dei dati: dopo la visita vengono dapprima raccolti solo i dati di base riferiti all'oggetto. Giustificativi e referenze supplementari seguono soltanto quando una persona viene seriamente presa in considerazione per l'oggetto locato concreto. Questa raccomandazione dell'EDÖB zum zweistufigen Vorgehen bei Mietbewerbungenevita che informazioni sensibili fungano da filtro inutilmente presto.
Prima fase dopo la visita
Dopo la visita è sufficiente un insieme di dati compatto e riferito all'oggetto. Comprende l'identità e i dati di contatto delle future parti contrattuali, il numero di persone che si trasferiscono, indicazioni sull'uso e informazioni rilevanti per la solvibilità.
Il momento è determinante. Storicamente, i commenti dell'IFPDT documentano che i formulari d'iscrizione vengono di regola compilati dopo la visita dell'abitazione, prima che l'amministrazione o la proprietà operi una selezione. Una lista d'attesa generica senza un oggetto locato concreto necessita invece di norma solo di cognome, nome e indirizzo, come risulta dallefrüheren EDÖB-Erläuterungen zu Mietanmeldeformularen.
Seconda fase in caso di considerazione seria
Solo nella selezione ristretta richiedete i documenti giustificativi, che servono a verificare una candidatura già rilevante. Ne possono far parte indicazioni sulla situazione professionale, attestazioni di reddito o un estratto aggiornato del registro delle esecuzioni. Non chiedete in modo generico tutti i rapporti finanziari privati, se è sufficiente una prova concreta della solvibilità.
Un estratto del registro delle esecuzioni contiene le procedure esecutive avviate contro la persona interessata nel corso degli ultimi cinque anni. Può essere richiesto online, per iscritto o di persona presso l'ufficio di esecuzione competente del Cantone di domicilio. Il portale delle autorità svizzere indica di norma una tassa di17 franchi più le spese di spedizione.Die Informationen des Schweizer Behördenportals zum Betreibungsregisterauszugaiutano i candidati a procurarsi il documento.
Le referenze vanno richieste in linea di principio solo alle persone indicate dall'interessato stesso. Fate sostanzialmente confermare le informazioni già fornite, invece di raccogliere un'informativa completa sulla sfera privata.
Per l'attuazione digitale potete organizzare separatamente il formulario, l'indicazione dello scopo e il successivo passaggio di caricamento. Spiegate nella vostraDatenschutzrichtlinie für digitale Formularequali dati vengono raccolti, quando e chi li tratta.
Definire i limiti: che cosa non potete chiedere
Il confine non passa tra «privato» e «professionale», bensì trarilevante per la locazionee non pertinente. Il reddito, il datore di lavoro e un estratto aggiornato del registro delle esecuzioni possono svolgere un ruolo comprensibile nella prassi svizzera. Una domanda sull'affiliazione all'Associazione svizzera inquilini è invece considerata inammissibile, come stabilisce ilMieterverband zur Wohnungssuche.
| Categoria | Neutrale / Ammesso | Discriminatorio / Vietato |
|---|---|---|
| Reddito | «Quali indicazioni attestano la sostenibilità della pigione complessiva?» | «Di quanto patrimonio privato dispone complessivamente?» |
| Professione | «Presso quale datore di lavoro è impiegato?» | «Quale status sociale ha?» |
| Occupazione | «Quante persone si trasferiranno nell'alloggio?» | «Ha intenzione di formare una famiglia tradizionale?» |
| Utilizzo | «È prevista una sublocazione?» | «Quali abitudini di vita private ha?» |
| Referenze | «Possiamo contattare la referenza da lei indicata?» | «Quali persone della sua cerchia possiamo interpellare autonomamente?» |
| Appartenenza associativa | Nessuna domanda necessaria | «È membro dell'Associazione svizzera inquilini?» |
| Caratteristiche personali | Solo indicazioni relative all'oggetto | Rilevare di routine confessione religiosa, stato civile o dati di persone non coinvolte |
Sostituire le formulazioni tipicamente errate
La domanda sullostato civileo sullaconfessione religiosanon rientra in un formulario standard neutrale. Anche i dati di persone che non aderiscono al contratto di locazione in qualità di parte non possono essere richiesti di routine senza uno scopo concreto. Una situazione familiare diventa rilevante solo laddove è collegata all'occupazione dell'alloggio o all'esecuzione del contratto.
Anche per le referenze il processo è limitato. Non telefonate di vostra iniziativa a precedenti locatori, datori di lavoro o vicini i cui contatti avete cercato da soli. Chiedete alla persona interessata di indicare una referenza adeguata e limitate la richiesta alla conferma di indicazioni concrete.
Chi struttura formulari digitali dovrebbe verificare lo scopo di ogni categoria sensibile e descrivere il trattamento in modo trasparente. Come orientamento complementare per informative sulla protezione dei dati comprensibili sono utili leDatenschutzhinweise von VorsorgePlaner.online. Per la preparazione della candidatura è inoltre utile una procedura chiara riguardo allaWohnungsbesichtigung und ihre wichtigen Punkte.
Modello per il vostro formulario di candidatura neutro
Un buon modello non inizia con un lungo elenco di domande, bensì con l'oggetto locativo concreto. Indicate l'indirizzo, la designazione dell'appartamento e l'inizio della locazione previsto. In questo modo resta evidente che la candidatura è riferita all'oggetto e non serve come raccolta generica di dati personali.
Struttura tipo da copiare
Oggetto locativo
- Indirizzo e designazione dell'appartamento
- Inizio della locazione desiderato
- Nota: «Questi dati vengono utilizzati per l'esame della vostra candidatura relativa all'oggetto locativo indicato.»
Future parti contrattuali
- Cognome
- Nome
- Data di nascita
- Indirizzo attuale
- Numero di telefono
- Indirizzo e-mail
- Indicazione se la persona firma il contratto di locazione o funge da garante per una parte locataria
Economia domestica e utilizzo
- Numero di persone che si trasferiscono
- Numero di figli
- Utilizzo previsto dell'appartamento
- Subaffitto esistente o pianificato, se rilevante per l'oggetto locativo
Situazione professionale e solvibilità
- Professione o attività
- Datrice o datore di lavoro
- Indicazioni con cui è possibile dimostrare la sostenibilità della pigione complessiva
Trasparenza e conferma
- Indicazione dello scopo accanto a ogni campo sensibile
- Nota che ulteriori documenti giustificativi verranno richiesti solo in caso di considerazione effettiva
- Consenso a contattare le persone di riferimento indicate spontaneamente
- Data e firma
Questa struttura può essere utilizzata su carta o in formato digitale. I campi obbligatori dovrebbero essere previsti solo laddove esiste un nesso oggettivo diretto. Un campo di caricamento separato per i documenti sulla solvibilità mantiene snella la prima fase di candidatura ed evita che tutti gli interessati debbano subito inoltrare gli stessi documenti sensibili.
Per una versione svizzera personalizzabile potete utilizzare ilVorlage für eine Wohnungsbewerbungcome pratica base di partenza. Prima dell'impiego, verificate ogni campo in relazione all'appartamento concreto, all'occupazione prevista e ai criteri decisionali scelti.
Conclusione e prossimi passi per i locatori
Molti locatori temono che un formulario prudente possa far loro perdere un buon inquilino. Nella pratica, il rischio maggiore non deriva spesso dalla mancanza di informazioni, bensì da una selezione poco uniforme, da informazioni di terzi non necessarie e da domande senza un chiaro nesso con la locazione.
Rielaborate quindi il vostro formulario esistente in questo ordine:
- Definire l'oggetto locativo:Eliminate le domande generiche che non servono a un contratto di locazione concreto.
- Abbreviare la prima fase:Dopo la visita, rilevate solo identità, contatto, occupazione, utilizzo e solvibilità rilevante.
- Separare la seconda fase:Richiedete documenti e referenze solo in caso di considerazione effettiva.
- Documentare i criteri decisionali:Stabilite prima della selezione come valutare completezza, sostenibilità, capacità contrattuale e utilizzo adeguato.
- Spiegare i campi sensibili:Aggiungete indicazioni sullo scopo e rinunciate a domande su stato civile, confessione religiosa, appartenenza ad associazioni o persone non coinvolte.
Un formulario neutro non vi solleva dalla decisione. Fa sì che prendiate la stessa decisione in modo comprensibile e oggettivo.
Verificate inoltre se il vostro archivio digitale, i diritti di accesso e la prassi di cancellazione sono adeguati alla raccolta di dati scelta. Una procedura chiara e in due fasi riduce le richieste di chiarimento inutili e protegge sia i locatori sia gli interessati da conflitti evitabili.
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