Plus d'informations ne signifie pas automatiquement une meilleure sélection des locataires. Un formulaire peut-il être plus juste et juridiquement plus sûr même s'il contient délibérément moins de questions ?
AFormulaire d'inscription pour les locataires potentielsne devrait donc pas rechercher le « meilleur » profil personnel. Il ne doit enregistrer que les informations factuellement pertinentes pour la partie contractuelle, l'occupation, l'utilisation de l'appartement ou la capacité de payer. La structure décisive se compose de deux étapes :Données de base après la visite, preuves supplémentaires seulement après un examen sérieux.
Pourquoi la neutralité dans le formulaire d'inscription est aujourd'hui obligatoire
De quelles informations un propriétaire a-t-il réellement besoin pour examiner équitablement une demande ? Lors du visionnage, une personne intéressée peut mentionner son état civil. Ces informations ne sont généralement pas pertinentes pour l'occupation ou la capacité de payer et ne doivent donc pas être incluses dans le formulaire sans être vérifiées. Ce qui est crucial, c'est un objectif clair pour chaque domaine.
Un neutreFormulaire d'inscription pour locataires potentielsagit comme un filtre : il retient les données personnelles qui n'éclairent rien pour la location et concentre la sélection sur des critères factuels. La structure suit un Principe en deux étapes. Après l'inspection, seules les données de base sont enregistrées. Des preuves supplémentaires ne sont mises en question que si une personne est sérieusement prise en considération.
LeCommissaire fédéral à la protection des données et à l'information, EDÖB, qualifie un tel formulaire de traitement de données personnelles selon la loi suisse sur la protection des données. La collecte de données est autorisée si elle utilise des critères objectifs pour aider à sélectionner un locataire approprié.Die Empfehlungen des EDÖB zu Anmeldeformularen für Mietwohnungenoffre des conseils pratiques à cet effet.
La rareté augmente la pression, mais pas la marge de manœuvre
Un processus d'examen uniforme devient particulièrement important pour de nombreuses demandes. Début 2025, il y avait en Suisse48 455 appartements vides, donc1,00 pour cent du parc total. Dans le même temps, comme l'a documenté l'Office fédéral de la statistique concernant le nombre d'appartements vides, on a constaté une tendance vers des critères de sélection plus stricts.
Des informations personnelles supplémentaires n'améliorent pas automatiquement la décision. Cela devient comparable si tous les candidats sont évalués selon les mêmes critères en matière de loyer. Ceux-ci incluent la capacité contractuelle, une occupation appropriée, une utilisation appropriée et une capacité de paiement vérifiable.
Règle pratique :Ne demandez pas ce qui vous intéresse personnellement. Demandez simplement ce dont vous avez besoin pour évaluer objectivement ce bien locatif.
Une forme neutre prend en charge les deux côtés. Les propriétaires peuvent documenter leur décision de manière compréhensible, limiter les questions et expliquer leur choix aux autres parties impliquées. La protection des données et l'équité font donc partie d'un processus de location ordonné.
La base, les champs obligatoires pour une demande conforme à la loi
De quelles informations un propriétaire a-t-il réellement besoin pour attribuer une demande et traiter correctement le formulaire ? La première partie du formulaire doit contenir le plus petit ensemble de données raisonnables. Chaque information obligatoire fait l’objet d’une brève déclaration d’intention. Pour les personnes qui signent le contrat de location ou garantissent un loueur, cela inclut notammentNom, prénom, date de naissance, adresse et numéro de téléphone. La fiche d'information actuelle du PFPDT distingue l'identification nécessaire de la collecte de données inutile.
Ce qui doit être indiqué dans la première partie du formulaire
Nom et prénomservent à identifier la future partie au contrat. Saisissez ces informations pour chaque personne appelée à signer le contrat de bail. En cas de cautionnement, ne demandez les données qu'à la personne qui se porte effectivement caution. Les personnes sans lien contractuel ne sont pas enregistrées automatiquement.
Formulez le but directement à côté du champ.Date de naissance, pour distinguer les candidats portant le même nom.Adresse, pour la correspondance.Numéro de téléphone, pour les questions complémentaires et la coordination des rendez-vous. Ces brèves indications montrent pourquoi ces données sont nécessaires.
Pour l'occupation prévue, il suffit d'indiquerNombre de personnes qui emménagent et nombre d'enfants. Demandez en outre quelle utilisation est prévue pour le logement. Une sous-location existante ou projetée n'a sa place dans le formulaire que si elle est pertinente pour l'objet locatif concerné. Ainsi, chaque champ reste axé sur le logement et sur le processus de sélection.
| Nom du champ | But / pertinence |
|---|---|
| Nom et prénom | Identification de la future partie au contrat |
| Date de naissance | Distinction entre personnes requérantes portant le même nom |
| Adresse | Correspondance |
| Numéro de téléphone | Questions complémentaires et coordination des rendez-vous |
| Personnes dans le ménage | Appréciation de l'occupation prévue |
| Nombre d'enfants | Lien objectif avec l'occupation |
| Utilisation du logement | Clarification de l'utilisation prévue |
| Sous-location existante ou prévue | Examen d'un rapport d'utilisation pertinent |
| Profession, activité et employeur | Appréciation de la situation professionnelle, dans la mesure nécessaire à la sélection |
| Indications sur la solvabilité | Évaluation du caractère supportable du loyer |
Les indications sur le but rendent les champs obligatoires compréhensibles
Un champ tel qu'«employeur» ne devrait pas apparaître sans explication. Précisez que cette indication sert uniquement à apprécier la situation professionnelle ou la solvabilité. La personne candidate comprend ainsi le lien et peut distinguer les données obligatoires des informations facultatives.
Pour l'utilisation également, une formulation concrète est utile. «Comment le logement sera-t-il utilisé?» se rapporte directement à l'objet locatif. Une question générale sur la situation personnelle laisse en revanche une marge d'interprétation inutile. Les indications sur le but rendent le processus plus compréhensible et favorisent un examen uniforme.
Le principe en deux étapes pour les données sensibles
L'étape structurelle la plus importante est la séparation dans le temps de la collecte des données. Unformulaire d'inscription suisse neutredevrait être conçu en deux étapes selon le principe de la minimisation des données: après la visite, seules les données de base liées à l'objet sont collectées. Les justificatifs et références supplémentaires ne suivent que lorsqu'une personne est sérieusement prise en considération pour l'objet locatif concerné. Cette recommandation duEDÖB zum zweistufigen Vorgehen bei Mietbewerbungenévite que des informations sensibles ne servent inutilement tôt de filtre.
Étape un après la visite
Après la visite, un jeu de données compact et lié à l'objet suffit. Il comprend l'identité et les coordonnées des futures parties au contrat, le nombre de personnes qui emménagent, des indications sur l'utilisation et des informations pertinentes pour la solvabilité.
Le moment est déterminant. Historiquement, les explications du PFPDT documentent que les formulaires d'inscription sont généralement remplis après la visite du logement, avant que la gérance ou la propriété ne procède à une sélection. Une liste d'attente générale sans objet locatif concret ne nécessite en revanche normalement que le nom, le prénom et l'adresse, comme il ressort desfrüheren EDÖB-Erläuterungen zu Mietanmeldeformularen.
Étape deux en cas de prise en considération sérieuse
Ce n'est qu'au stade de la sélection restreinte que vous demandez des justificatifs permettant de vérifier une candidature déjà pertinente. Il peut s'agir d'indications sur la situation professionnelle, de justificatifs de revenus ou d'un extrait récent du registre des poursuites. Ne demandez pas de manière générale l'ensemble de la situation financière privée lorsqu'un justificatif concret de la solvabilité suffit.
Un extrait du registre des poursuites recense les procédures de poursuite ouvertes contre la personne concernée au cours des cinq dernières années. Il peut être demandé en ligne, par écrit ou en personne auprès de l'office des poursuites compétent du canton de domicile. Le portail des autorités suisses mentionne à cet effet en règle générale un émolument de17 francs, frais d'envoi en sus.Die Informationen des Schweizer Behördenportals zum Betreibungsregisterauszugaident les candidats à obtenir le document.
En principe, vous ne contactez comme références que les personnes indiquées par la personne intéressée elle-même. Faites essentiellement confirmer les informations déjà fournies, plutôt que de recueillir des renseignements étendus sur la vie privée.
Pour la mise en œuvre numérique, vous pouvez organiser séparément le formulaire, l'indication de la finalité et l'étape ultérieure de téléversement. Expliquez dans votreDatenschutzrichtlinie für digitale Formularequelles données sont collectées, à quel moment et qui les traite.
Fixer des limites: ce que vous n'avez pas le droit de demander
La limite ne se situe pas entre «privé» et «professionnel», mais entrepertinent pour la locationet sans rapport avec l'objet. Dans la pratique suisse, le revenu, l'employeuse ou l'employeur et un extrait récent du registre des poursuites peuvent jouer un rôle compréhensible. En revanche, une question sur l'affiliation à l'association des locataires est considérée comme illicite, comme le relève leMieterverband zur Wohnungssuche.
| Catégorie | Neutre / Autorisé | Discriminatoire / Interdit |
|---|---|---|
| Revenu | «Quelles indications attestent la capacité à assumer le loyer total?» | «À combien s'élève votre fortune privée totale?» |
| Profession | «Auprès de quelle employeuse ou de quel employeur travaillez-vous?» | «Quel est votre statut social?» |
| Occupation | «Combien de personnes vont emménager?» | «Envisagez-vous seulement de fonder une famille traditionnelle?» |
| Utilisation | «Une sous-location est-elle prévue?» | «Quelles sont vos habitudes de vie privées?» |
| Références | «Pouvons-nous contacter la référence que vous avez indiquée?» | «Quelles personnes de votre entourage pouvons-nous interroger de notre propre initiative?» |
| Affiliation à une association | Aucune question nécessaire | «Êtes-vous membre de l'association des locataires?» |
| Caractéristiques personnelles | Uniquement des indications liées à l'objet | Recueillir systématiquement la confession, l'état civil ou des données de personnes non concernées |
Remplacer les formulations fautives courantes
La question concernant l'état civilou laconfessionn'a pas sa place dans un formulaire standard neutre. De même, les données de personnes qui ne deviennent pas parties au contrat de bail ne peuvent pas être exigées systématiquement sans finalité concrète. Une situation familiale n'est pertinente que lorsqu'elle est liée à l'occupation du logement ou à l'exécution du contrat.
Pour les références, le processus est également limité. N'appelez pas de votre propre initiative d'anciens bailleurs, employeurs ou voisins dont vous avez recherché vous-même les coordonnées. Demandez à la personne intéressée d'indiquer une référence appropriée et limitez votre demande à la confirmation d'informations concrètes.
Quiconque conçoit des formulaires numériques devrait vérifier la finalité de chaque catégorie sensible et décrire le traitement de manière transparente. LesDatenschutzhinweise von VorsorgePlaner.onlineconstituent une orientation complémentaire utile pour des informations compréhensibles sur la protection des données. Pour la préparation du dossier de candidature, un déroulement clair autour de laWohnungsbesichtigung und ihre wichtigen Punkteest en outre utile.
Modèle pour votre formulaire d'inscription neutre
Un bon modèle ne commence pas par un long catalogue de questions, mais par l'objet locatif concret. Indiquez l'adresse, la désignation du logement et la date d'entrée prévue. Il reste ainsi visible que la candidature se rapporte à un objet précis et ne sert pas de collecte générale de données personnelles.
Structure type à copier
Objet locatif
- Adresse et désignation du logement
- Début du bail souhaité
- Remarque: «Ces indications sont utilisées pour le traitement de votre candidature concernant l'objet locatif désigné.»
Futures parties au contrat
- Nom
- Prénom
- Date de naissance
- Adresse actuelle
- Numéro de téléphone
- Adresse e-mail
- Indication précisant si la personne signe le contrat de bail ou se porte caution pour une partie locataire
Ménage et utilisation
- Nombre de personnes qui emménagent
- Nombre d'enfants
- Utilisation prévue du logement
- Sous-location existante ou prévue, si cela est pertinent pour l'objet locatif
Situation professionnelle et solvabilité
- Profession ou activité
- Employeuse ou employeur
- Indications permettant d'attester que le loyer total est supportable
Transparence et confirmation
- Indication de la finalité à côté de chaque champ sensible
- Mention précisant que des justificatifs supplémentaires ne seront demandés qu'en cas de candidature sérieusement envisagée
- Consentement à la prise de contact avec les personnes de référence indiquées par le candidat
- Date et signature
Cette structure peut être utilisée sur papier ou sous forme numérique. Les champs obligatoires ne devraient être prévus que là où un lien matériel direct existe. Un champ de téléchargement distinct pour les documents de solvabilité permet de garder une première étape de candidature allégée et évite que tous les intéressés doivent immédiatement remettre les mêmes documents sensibles.
Pour une version suisse adaptable, vous pouvez utiliser leVorlage für eine Wohnungsbewerbungcomme base de départ pratique. Avant son utilisation, vérifiez chaque champ en fonction du logement concret, de l'occupation prévue et des critères de décision retenus.
Conclusion et prochaines étapes pour les bailleurs
De nombreux bailleurs craignent qu'un formulaire discret leur fasse perdre un bon locataire. En pratique, le risque le plus important ne provient souvent pas d'un manque d'informations, mais d'une sélection non uniforme, d'informations superflues sur des tiers et de questions sans lien clair avec la location.
Révisez donc votre formulaire existant dans cet ordre:
- Définir l'objet locatif:Supprimez les questions générales qui ne servent aucun contrat de bail concret.
- Raccourcir la première étape:Après la visite, ne relevez que l'identité, les coordonnées, l'occupation, l'utilisation et la solvabilité pertinente.
- Séparer la deuxième étape:Ne demandez des justificatifs et des références qu'en cas de candidature sérieusement envisagée.
- Documenter les critères de décision:Déterminez avant la sélection comment seront évaluées l'exhaustivité, la capacité financière, la capacité contractuelle et l'adéquation de l'utilisation.
- Expliquer les champs sensibles:Complétez par des indications de finalité et renoncez aux questions sur l'état civil, la confession, l'appartenance à une association ou des personnes non concernées.
Un formulaire neutre ne décide pas à votre place. Il garantit que vous preniez la même décision de manière compréhensible et objective.
Vérifiez en outre si votre archivage numérique, vos droits d'accès et votre pratique d'effacement correspondent à la collecte de données choisie. Un déroulement clair en deux étapes réduit les questions inutiles et protège aussi bien les bailleurs que les candidats locataires de conflits évitables.
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